Meer efficiëntie en betrouwbaarheid

Green belts en black belts; ze klinken als gradaties in de vechtkunst, maar in onze organisatie krijgen ‘de belts’ een hele andere betekenis. Sinds vorige maand kunnen de eerste collega’s één van deze titels bijschrijven op hun cv. Na een 5 maanden durende training en coaching in de methodiek van Lean Six Sigma, namen zij op 14 juni hun diploma in ontvangst. Hiermee maakt onze organisatie een grote stap naar verdere professionalisering.

Potentie

Dat de noodzaak voor professionalisering er is onderschrijft ook Remko Kruisbeek, Master Black Belt bij Maruna Process Improvement. Maruna werd in oktober 2015 aangetrokken om de methodiek te introduceren. “Wat wij aantroffen? Een mooi, hard groeiend en opportunistisch bedrijf met entrepreneurs. Erg enthousiaste, hard werkende mensen met een goede grondhouding. Maar ook werd duidelijk dat er qua professionaliteit nog een grote slag te maken is. Processen in deze organisatie zijn gegroeid vanuit ondernemerschap. Je kunt veel meer doen met deze fantastische groep mensen als je de processen beter inricht. Dat was tevens de opdracht vanuit de directie. Met als doel de organisatie naar een hoger plan tillen; meer efficiëntie en betrouwbaarheid.”

Snelheid en statistiek

Lean Six Sigma is een internationaal erkende methodiek die handvaten biedt om dit doel te bereiken. In de theorie wordt onderscheid gemaakt tussen “Lean” en “Six Sigma”. Lean is met name gericht op snelheid. “Hoe sneller je de waarde door de processen heentrekt, hoe efficiënter je gaat werken.” Aldus Remko. Dat betekent stappen in je proces die leiden tot verspilling van bijvoorbeeld tijd of geld, elimineren. “We spreken ook wel over de boerenverstandmethode; gezonde luiheid. Geen dingen dubbel of onnodig doen. Daar kan iedereen aan bijdragen.” Six Sigma is daarentegen meer statistiek en analytisch gedreven. “We werken binnen deze methode projectmatig met een gedisciplineerd stappenplan: Define, Measure, Analyse, Improve, Control.  Voordat we gaan verbeteren gaat er al 80 procent van de projecturen op aan de probleemdefinitie en probleemanalyse.” De twee systematieken zijn complementair aan elkaar. De Green en Black Belts zijn in beide getraind.

Fulltime voor verbetering

Timon en Peter zijn de twee Black Belts. Een compleet nieuwe functie, waarin ze zich fulltime bezighouden met procesverbetering. Remko: “Als je als organisatie kiest voor Lean Six Sigma, moet je daar resources voor vrijmaken. Timon en Peter zijn uit de operatie gehaald, om ongehinderd door dagelijkse operationele taken, structureel aan de slag te gaan met procesverbetering.”

Beschadigde materialen

Peter: “Als voormalig Manufacturing Engineer was ik altijd al veel bezig met het analyseren van data in productie. Nu heb ik de Black Belt cursus gevolgd. Feitelijk houdt dat in dat ik als projectleider fungeer. Ik pak de echt grote structurele problemen op, die worden gekozen door de stuurgroep.” Het eerste project waar Peter in zijn nieuwe rol als Black Belt mee bezig is, richt zich op onderzoek naar de invloed van fysiek beschadigde materialen op de leverbetrouwbaarheid. “Samen met de Green Belts probeer ik het probleem uit de kauwen. Vervolgens gaan we gebaseerd op feiten en data het proces verbeteren.” Eén van de Green Belts die hem daarbij ondersteund is Michael, sinds augustus dit jaar werkzaam op de afdeling Expeditie. In zijn functie werkt hij dagelijks aan het proces waar de projectgroep zich mee bezighoudt. Michael: “Eigenlijk is de methodiek erg logisch. Je ziet ook dat mensen er nu echt over na gaan denken. Je hoort het in de wandelgangen, je ziet discussies ontstaan. Het land. Dat is heel leuk.”

Her-analyses

Het tweede Lean Six Sigma project richt zich op de reductie van her-analyses. Timon, voorheen werkzaam op de afdeling QC, is nu als Black Belt verantwoordelijk voor de coördinatie van dit project: “Er gaan erg veel extra kosten en tijd gemoeid bij her-analyses; eindproducten kunnen nog niet verscheept worden of grondstoffen staan nog in keuring en kunnen daardoor niet gebruikt worden. Met mijn projectteam doe ik onderzoek naar de oorzaken en pakken wij deze aan zodat het in de toekomst anders gaat”.

Een trend

“Dit zijn twee megaprojecten die nu al een grote impact hebben op de organisatie en straks een enorme trend gaan zetten.” Aldus productieleider Arjan. Als onderdeel van de stuurgroep heeft hij samen met hen de keuze gemaakt voor de projecten. En daarvoor moest de organisatie eerst erkennen dat er problemen zijn. Ook dat is volgens Arjan een cultuuromslag. “Je moet problemen kenbaar maken, je moet ze niet verstoppen.” Door ze vervolgens ook financieel te maken werden op basis van harde cijfers de voordelen van de projecten nog beter inzichtelijk.

Efficiëntie door standaard

Voor medewerkers betekent de systematiek meer rust en minder werkdruk door duidelijkheid en de ontwikkeling van meer standaarden. Remko: “Als je efficiënt wilt werken, dan heb je standaarden nodig. Als je standaarden hebt, dan heb je duidelijkheid.” Ook Arjan ziet de positieve effecten voor de organisatie. “Ik vergelijk het met een snelweg. We hebben nu twee banen en daar proppen we massa’s doorheen. Wat de mannen nu doen; ze bouwen een vijfbaansnelweg. Alles heel geordend, met stoplichten, bordjes, tunnels etc. Ze halen de complexiteit eruit. Naar een gestroomlijnde situatie, waarbij alle ploegen eenduidig werken.” En dat vertaalt zich uiteindelijk door naar de klant. Remko: “Van een professionele organisatie wordt verwacht dat je zonder al te veel variatie, betrouwbaar en op tijd constante kwaliteit levert. Beide projecten, maar ook toekomstige projecten hebben als hoofddoel dit te verbeteren.”

Flexibiliteit

Tegelijk is flexibiliteit een groot goed in onze organisatie. Dat lijkt in strijd met standaardisatie. Maar dit is volgens Remko vanuit verschillende oogpunten te benaderen. “We leven in dynamische wereld, waarin het moeilijk is ver vooruit te kijken. De klant verwacht dat je flexibel kunt anticiperen op zijn/haar vraag t.a.v. orders en hoeveelheden. Maar omdat de keten traag is, is dat een enorme uitdaging. Het voordeel van Lean is dat je sneller wordt en op die manier ook flexibeler.” Aan de andere kant erkent hij ook dat door standaardisatie de flexibiliteit minder wordt. “De vraag is, is flexibiliteit altijd positief? Op het moment dat alles flexibel is, gaat dat ten koste van je betrouwbaarheid. Standaardisatie hoort bij het meer volwassen worden van een organisatie. Dat betekent niet dat creativiteit verloren gaat. Sterker nog, we willen de creativiteit op een andere manier inzetten. Niet voor de dingen die standaard behoren te zijn, maar o.a. door samen na te denken over hoe we een proces sneller, efficiënter en slimmer kunnen inrichten. En dat is een interessant en leuk proces. Als Lean niet leuk is, doe je het verkeerd!”

Toekomst

De verwachting is dat de twee projecten voor de kerstdagen zijn afgerond. Dan moeten de verbeteringen die zijn doorgevoerd hebben geresulteerd in een efficiënter en duurzaam proces. En daar zit de echte uitdaging, aldus Remko: “De moeilijkste stap is borgen. Als straks de twee Black Belts hun handen ervan aftrekken, moet het verbeterde proces blijven draaien”. Ook de overige locaties gaan aan de slag met Lean Six Sigma. Arjan: “Nu zijn we samen met Maruna bezig in Leeuwarden, maar binnenkort volgt ook de uitrol naar Kampen. We zijn tenslotte één grote club die het samen doet; één proces. We slaan bruggen, we willen geen eilandjes meer!”