WEP
‘WEP’ – kort voor: woonplaatsbeginsel, euro’s, patiënt. Dat is de titel van het project dat Lean-coaches Esther Veenstra en Maartje de Vries recent hebben afgerond bij Karakter, regio Gelderland. ‘We willen een nog beter inzicht hebben in het aantal aanmeldingen dat we krijgen, welke factoren daarbij meespelen en wat dat voor ons budget betekent. Want vorig jaar had onze organisatie, mede door de transitie in de zorg, te maken met een budgetoverschrijding’, zegt zorglijnmanager De Vries, gevraagd naar de aanleiding voor het project.
Beleidsadviseur Veenstra vult aan: ‘Daarnaast willen we gemeenten duidelijker kunnen informeren over de zorg en diensten die we kunnen leveren voor een bepaald budget en wanneer we dat budgetplafond naderen. Hierover kunnen we dan in samenspraak nieuwe afspraken maken. Minstens zo belangrijk is dat we helderheid willen verschaffen aan onze patiënten over de wachttijden. Inzicht en sturing, daar draait het om bij WEP. ’
Aantonen waar verlies of verspilling zit
Voor zij met WEP aan de slag gingen, waren De Vries en Veenstra al enthousiast bezig als Lean-coaches. ‘Maar we misten de kennis om onze acties goed te kunnen onderbouwen en antwoord te geven op de vragen van medewerkers’, verklaart De Vries de reden voor hun deelname aan een intensieve zomercursus bij gespecialiseerd opleidingsinstituut Maruna. ‘Met name het Six Sigma-stukje ontbrak. Sommigen zien de zorg nog als een zachte sector, maar een cijfermatige onderbouwing en bedrijfsmatige aanpak zijn belangrijk. Als je met data aan kunt tonen waar verlies of verspilling zit, is dat ook voor de zorg waardevol.’
Veenstra: ‘In de zorg heerst soms nog de gedachte dat je daar moeilijk getallen aan kunt verbinden, dat standaardiseren lastig is. Geen enkele patiënt is tenslotte hetzelfde. Maatwerk is ook echt belangrijk, het gaat tenslotte over mensen en niet over machines. Toch kun je prima volgens standaarden werken, waardoor procedurele afwijkingen helder worden en je meer inzicht krijgt. Standaardiseren geeft je bovendien de kans weloverwogen af te wijken en mogelijkheden te benutten.’
Parameters doorpompen
Het vermoeden van beide Lean-coaches bleek juist: ook de zorg laat zich best becijferen. In het WEP-project ontwikkelden zij, met hulp van Karakters afdeling Finance & Control, een dashboard. Dat geeft sturingsinformatie over het aantal aanmeldingen en intakes, budget en onderhanden werk. Zo is in één oogopslag te zien hoe het ervoor staat aan de plus- en aan de minkant.
Het dashboard is gemaakt voor Karakter, regio Gelderland, maar is –met andere parameters– uitrolbaar over de andere regio’s van Karakter. Veenstra vertelt: ‘In ons patiëntenregistratiesysteem staat alles over een patiënt, vanaf de aanmelding tot het ontslag. Deze informatie wordt op een aantal parameters ‘doorgepompt’ naar het WEP-dashboard, waardoor we de patiëntenflow in beeld krijgen. We weten nu altijd hoeveel werk we wanneer te doen hebben. Gaandeweg kunnen we dat bijstellen, als een patiënt meer behandelingen nodig heeft dan gedacht.’
Enthousiasme en commitment van alle betrokkenen
Binnen de gestelde tijd hebben De Vries en Veenstra de doelstelling van hun project behaald en de resultaten geborgd. ‘Dat is uniek binnen onze organisatie, en mede te danken aan het enthousiasme en het commitment van alle betrokkenen zonder wie we dit nooit hadden kunnen doen’, zeggen zij. Dat enthousiasme werd gevoed door actieve ‘niet-zit-sessies’ om de energie te laten stromen en door goede communicatie, waar beide Lean-coaches zich sterk voor maken: ‘We communiceren elke week via een WEP-update op intranet over de vorderingen van het project om iedereen betrokken te houden. Dat stellen mensen zeer op prijs.’
Een minpunt in de communicatie is de Lean-terminologie. Die staat soms ver van medewerkers af . ‘Het jargon hebben we als belemmering ervaren bij het project. Op intranet hebben we een verklarende woordenlijst geplaatst die we tijdens de looptijd van het project steeds aanpasten. Onze missie bij ons volgende Lean-project ‘W888’, waarbij we onze wachttijden willen synchroniseren met de Treek-normen, is het jargon consistent vertalen naar de werkvloer. Dan hebben we het bijvoorbeeld niet meer over ‘SIPOC’, maar over ‘het proces van invoer tot uitstroom’.’