Kaizen maakt dromen waar | Maruna
feb 06

Kaizen maakt dromen waar

Jeannette Looijen is Lean Six Sigma Master Black Belt bij Maruna. Zij geeft trainingen op het gebied van Lean en Six Sigma. Zij coacht en begeleidt mensen die gecertificeerd willen worden, en doet interim-klussen. Momenteel werkt zij als Improvement Engineer bij MSD Animal Health, dat medicijnen en vaccins maakt voor kleine huisdieren en boerderijdieren. Ook viervoeters hebben baat bij Lean!

Om een proces echt te verbeteren, moet je het soms helemaal ontrafelen. Je moet het uit elkaar halen en opnieuw weer in elkaar zetten. Dat heet Kaizen, Japans voor ‘veranderen naar beter’ of ‘verbetering’. Kaizen hoort bij continu verbeteren, en het maakt onderdeel uit van Lean. Kaizen vindt plaats in een korte tijd, van enkele dagen tot een week, afhankelijk van je doel.

Kaizen geeft in weinig tijd veel resultaat

Kaizen is een heel effectieve methode, het geeft in weinig tijd veel resultaat. Bovendien zijn medewerkers zelf aan zet; zij brengen hun eigen werk in kaart – zoals het is en zoals het idealiter zou moeten zijn. Dat ‘zelf doen’ zorgt voor draagvlak en maakt het een krachtige methode. Voor Kaizen worden de medewerkers vrijgemaakt, zodat ze zich echt kunnen concentreren op het verbeteren van het proces. Om de valkuil te omzeilen dat er later, in de dagelijks hectiek, niets meer terechtkomt van die vers bedachte verbeteringen, voer je ze direct door.

Een droom is werk in uitvoering

Voor je met Kaizen aan de slag gaat, tref je de nodige voorbereidingen. Je benoemt het probleem, zoekt uit wie de eigenaar ervan is, welke mensen meedoen aan de Kaizen en welke data je nodig hebt. Tijdens de eerste stap brengen de deelnemers de huidige werksituatie in beeld. Wat is precies de toegevoegde waarde van alle onderdelen van het proces? Vervolgens dromen zij, tijdens de tweede stap, hun ideale proces bij elkaar. Ze zetten een stip op de horizon, hun ideal state. Tijdens stap drie brengen zij die droom meteen in de praktijk. Kaizen leert: een droom is geen bedrog, een droom is werk in uitvoering! En levert het nieuwe proces toch niet op wat de medewerkers gedacht hadden, dan stellen ze meteen bij wat er niet goed is. Dat is stap vier.

Een monsterlijk voorbeeld

In mijn interim-functie van Improvement Engineer heb ik een Kaizen begeleid en gefaciliteerd op de afdeling Monsterontvangst van een laboratorium van MSD Animal Health. Dit is niet het loket waar ‘gedrochtelijke of ijselijke wezens’ (Van Dale) worden overhandigd, maar de plek waar kleine hoeveelheden van een stof, de monsters, binnenkomen. Monsterontvangst controleert en registreert de monsters, en geeft ze een bestemming.

Dat proces kon lang duren. Binnengekomen monsters werden niet op de dag zelf verwerkt en er was een lange doorlooptijd. Door een verwachte toename van het aantal monsters, werd dit een acuut probleem. Immers: nog meer monsters zouden naar verwachting leiden tot nog langere doorlooptijden. Tijd voor een Kaizen, met als doel: wat ’s ochtends binnenkomt, is ’s avonds verwerkt – zonder dat medewerkers overbelast worden.

Tijdens de Kaizen bleek dat monsters niet alleen geregistreerd werden bij binnenkomst, maar dat er daarna veel extra registratiehandelingen plaatsvonden, bijvoorbeeld in logboeken. Door informatiedragers (klappers, dossiers) te schrappen waar dat kon, hebben we de verwerkingstijden van monsters kunnen halveren. Van het nieuwe werkproces hebben we meteen een werkinstructie gemaakt en die uitgeprobeerd. Anderhalve week later konden we het nieuwe proces implementeren. Het werk gaat nu soepeler en veel sneller. En de medewerkers zijn er blij mee.

Resultaat

De resultaten van Kaizen, niet alleen bij dit voorbeeld, maar in het algemeen, zijn veelzijdig. Denk aan kortere doorlooptijden, efficiëntere processen, minder werkdruk en een geaccepteerd proces dat ontworpen is door de medewerkers zelf.

Welke resultaten heeft jouw organisatie al bereikt met Kaizen?

Leave a reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.