Lean in de zorg leidt tot nieuwe inzichten

‘Lean in de zorg leidt tot nieuwe inzichten’ Sturen op lege bedden

Lean werken werkt. Het geeft inzicht in processen en zorgt voor verbeteringen. Dat ontdekte GGz Centraal in een traject dat gestart is met medewerking van Maruna. Lean werken in de zorg leidt tot hervormingen, waarbij de cliënt centraal staat. Dus niet meer focussen op volle bezetting, maar sturen op lege bedden.

GGz Centraal verleent psychiatrische zorg aan cliënten in alle stadia van hun ziekte. Saskia Hollants is kwaliteitsfunctionaris van de regio Veluwe & Veluwe Vallei van GGz Centraal, de regio die gespecialiseerd is in volwassen- en ouderenzorg. ‘Ik was toe aan bijscholing en zag een advertentie van Maruna’, antwoordt zij op de vraag hoe GGz Centraal in contact is gekomen met Maruna. ‘Ik wist al lang dat Lean mij wel wat leek. De opleiding Lean in de zorg was betaalbaar en kwam agendatechnisch goed uit, dus daar ben ik aan begonnen.’ En dat beviel haar goed. ‘Het was heel leuk om weer naar school te gaan samen met anderen die in de zorg werken. Het was verhelderend dat ze allemaal uit heel andere sectoren kwamen.Lean in een operatiekamer is niet hetzelfde als Lean bij ons, maar toch lijken we meer op elkaar dan we denken. De opleiding sprak me inhoudelijk erg aan en als het om Lean werken gaat, ben ik echt ‘om’. Ik ben nu een believer. Want het werkt. En het is precies wat wij nodig hebben.’

Wachtlijst
Tijdens de driedaagse LEAN Zorg opleiding van Maruna moest Hollants een presentatie geven over een probleem bij GGz Centraal. ‘Wij hadden hier een grote divisie die opnieuw ingericht moest worden en dat bracht ik in’, zegt zij. ‘Daarbij ging ik uit van een aantal uitgangspunten, zoals sturen op volle bedden. Want mensen beginnen hier zenuwachtig te worden als bedden leeg staan. De eyeopener die dag was dat we juist moeten sturen op lége bedden, op de verbetering van doorlooptijden. Wij denken dat we hele bijzondere processen hebben, maar we kunnen berekenen hoe lang we over de zorg doen want er zit regelmaat in het zorgproces. Als je dat eenmaal weet, dan weet je ook wanneer je nieuwe mensen toe kunt laten. Wij voelen ons hier verantwoordelijk voor onze patiënten, daar zorgen we goed voor. Maar daarnaast moeten wij ons verantwoordelijk voelen voor de mensen op de wachtlijst. Want dan ga je vanzelf sturen op doorstroming. Volgens mij is dat een heel goede manier om de hervormingen te realiseren die nodig zijn in de zorg omdat we te kampen hebben met grote bezuinigingen.’

Inspiratie
Hollants kwam enthousiast terug van de training. ‘Omdat we hier bezig zijn met een reorganisatie, organiseerde ik samen met Maruna een beleidsdag over Lean werken, zodat het management en de stafmedewerkers aan de filosofie konden proeven. Tijdens die dag hebben we gefocust op: wie is de klant en wat is de klantwaarde? Daar hebben we veel over gediscussieerd, want alle psychiaters in de zaal hadden daarover een eigen mening.’ Het was een succesvolle dag, blikt Hollants terug. ‘Het mooie was: er hoefde niets. De dag was bedoeld ter inspiratie. Maar na afloop meldde de afdeling kortdurende zorg & verslavingszorg dat zij Lean wilden gaan werken in de behandelprogramma’s waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Zij moeten reorganiseren, bedden inleveren en bezuinigen en per 1 januari 2013 functioneren als diagnose-behandelcombinatie (DBC).’

Businesscase
Een mooie businesscase voor Lean, waarbij Maruna voor de begeleiding zorgt via een projectaanpak in stappen, zoals het in kaart brengen van de zorgprocessen van twee teams. Hollants: ‘Iedereen mag daarin meepraten over wat zij de hele dag doen. Heel inzichtelijk was dat. We kwamen erachter dat processen in de basis allemaal hetzelfde verlopen bij de teams.’ In een volgende stap werd de verspilling duidelijk gemaakt. ‘Mensen beginnen meteen met het verzinnen van oplossingen als ze zoiets ontdekken’, constateert de kwaliteitsfunctionaris. Ook werden normtijden voor de vroege en de late dienst bepaald door te klokken waar iedereen mee bezig is. Het rapport met de uitkomsten bespreekt Hollants binnenkort met de teams. ‘De uitkomsten zijn herkenbaar voor iedereen’, zegt zij. ‘Er zijn zeker verbeteringen mogelijk in processen zoals rondom doorlooptijden en interne wachtlijsten. Maar ook dagelijkse werkzaamheden kunnen beter. Op een gesloten afdeling lopen verpleegkundigen bijvoorbeeld de hele dag van hot naar her met een sleutelbos. Je kunt je afvragen of dat nodig is, of alle deuren altijd op slot moeten. Het werkproces van medewerkers kun je veel vlotter laten lopen door Lean te gaan werken.’

Aanstekelijk
Lean geeft inzicht en het werkt aanstekelijk, zegt Hollants. ‘Er zijn bij ons nu ook andere afdelingen die plannen hebben met Lean te gaan werken. Maruna biedt tools en deelt kennis met ons waarmee we ook zelf aan de gang kunnen, dus het Lean-vuurtje verspreidt zich razendsnel. Het voornaamste is misschien wel dat we hebben geleerd te focussen op de patiënt. Wat heeft die nou nodig? Wat doen wij precies, is dat allemaal nodig en wat kost het? Moeten we misschien differentiëren in functies en niet overal een dure behandelaar inzetten, maar kan een verpleegkundige taken overnemen? Want we willen ook echt inzichtelijk hebben wat onze zorg kost. Als we duidelijk hebben wat we doen en wat dit kost, kunnen we het ook verkopen.’

Enthousiast
De teams die nu met Lean zijn begonnen, zijn enthousiast, zegt Hollants. ‘Het is een intensief traject, maar mensen doen het omdat ze erin geloven. Omdat ze verwachten dat het informatie gaat opleveren waaraan ze behoefte hebben en waarover ze nu niet beschikken.’ Maar niet alle medewerkers van GGz Centraal zijn laaiend enthousiast over Lean. ‘Voor sommigen heeft Lean een nare bijsmaak. Die associëren Lean met Mean. Zij denken dat we vooral Lean werken om te bezuinigen. Maar dat is niet de bedoeling, wij willen betere processen.’
Hollants verwacht ook dat patiënten uiteindelijk iets gaan merken van het Lean werken. ‘Het is de bedoeling dat er meer face-to-face-contact komt. Want dat is wat de patiënt uiteindelijk wil. En ook van de verbeterde doorstroming gaan zij natuurlijk iets merken.’

Goede keuze
Saskia Hollants vindt Maruna een goede keuze voor Lean-trajecten in de zorg. ‘Het zijn aardige toegankelijke mensen met wie je goed kunt samenwerken’, zegt zij. ‘Maar daarmee alleen kom je er niet. Bij Maruna zitten hardliners. Zij focussen alleen op Lean, zij zíjn Lean en zo hoort het. In de praktijk verwatert het Lean werken vanzelf een beetje, dus bij de implementatie heb je een partij nodig die niet zwabbert anders kom je nergens.’

Over GGz Centraal
GGz Centraal is een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg in het midden van het land. De instelling behandelt, begeleidt en ondersteunt mensen met psychische problemen zodat zij de regie over hun eigen leven kunnen houden. GGz Centraal is een fusieorganisatie met een groot werkgebied dat zich uitstrekt van Flevoland tot oostelijk Utrecht en van de Gooi- en Vechtstreek tot de Veluwe. In vijf regio’s behandelt de instelling jaarlijks ca. 40.000 patiënten met 3763 medewerkers (2658 fte).

www.ggzcentraal.nl